Microsoft 365 Copilot im Unternehmen

Microsoft 365 Copilot bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche aufregende Chancen, die Produktivität, Effizienz und Zusammenarbeit in Ihren Geschäftsprozessen zu verbessern. Der KI-gestützte Assistent ist direkt in Ihren vertrauten Microsoft-Anwendungen integriert. Verändern Sie Ihre Arbeitsweise jetzt grundlegend, indem Sie Microsoft 365 Copilot aktivieren.

Was ist Microsoft 365 Copilot?

Microsoft Copilot für Microsoft 365 ist ein KI-gestütztes Produktivitätstool, das große Sprachmodelle (LLMs) mit Inhalten aus Microsoft Graph und den Microsoft 365-Produktivitäts-Apps wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams kombiniert. Diese Integration bietet intelligente Unterstützung in Echtzeit und ermöglicht es den Benutzern, ihre Kreativität, Produktivität und Fähigkeiten zu steigern.

Copilot für Microsoft 365 nutzt eine Kombination aus LLMs, einem KI-Algorithmus, der Deep-Learning-Techniken und umfangreiche Datensätze verwendet, um Inhalte zu verstehen, zusammenzufassen, vorherzusagen und zu generieren. Diese LLMs umfassen vortrainierte Modelle wie die Generative Pre-Trained Transformers (GPT), beispielsweise GPT-4, die speziell für diese Aufgaben entwickelt wurden.

Wie funktioniert Microsoft Copilot für Microsoft 365?

Die Funktionen von Microsoft Copilot für Microsoft 365, die den Benutzern in den Microsoft 365-Apps und anderen Oberflächen zur Verfügung stehen, erscheinen als intelligente Features, Funktionen und Aufforderungen. Die fortschrittlichen LLMs und proprietären Microsoft-Technologien arbeiten in einem System zusammen, das Ihnen dabei hilft, sicher auf Ihre Organisationsdaten zuzugreifen, diese zu nutzen und zu verwalten.

• Microsoft 365-Apps wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und Loop arbeiten mit Copilot für Microsoft 365 zusammen, um Benutzer in ihrem Arbeitskontext zu unterstützen. Copilot in Word beispielsweise wurde entwickelt, um Benutzer bei der Erstellung, dem Verständnis und der Bearbeitung von Dokumenten zu unterstützen. In ähnlicher Weise hilft Copilot in den anderen Apps den Benutzern in ihrem spezifischen Arbeitskontext innerhalb dieser Anwendungen.
• Microsoft Copilot mit Graph-geerdetem Chat ermöglicht es Ihnen, Ihre Arbeitsinhalte und den Kontext in die Chatfunktionen von Microsoft Copilot zu integrieren. Mit graphbasiertem Chat können Sie Inhalte erstellen, sich über verpasste Informationen auf dem Laufenden halten und Antworten auf Fragen zu offenen Themen erhalten – alles sicher in Ihren Arbeitsdaten verankert. Nutzen Sie den Graph-geerdeten Copilot auf vielen Oberflächen, einschließlich Microsoft Teams.
• Microsoft Graph ist seit langem ein wesentlicher Bestandteil von Microsoft 365 und enthält Informationen über die Beziehungen zwischen Benutzern, Aktivitäten und den Daten Ihrer Organisation. Die Microsoft Graph API bringt mehr Kontext aus Kundensignalen in die Eingabeaufforderung ein, z. B. Informationen aus E-Mails, Chats, Dokumenten und Besprechungen. Weitere Informationen finden Sie in der Übersicht über Microsoft Graph sowie den wichtigen Diensten und Features in Microsoft Graph.
• Semantischer Index für Copilot verwendet mehrere große Sprachmodelle (LLMs), die auf Microsoft Graph basieren, um Benutzeranfragen zu interpretieren und ausgefeilte, aussagekräftige und mehrsprachige Antworten zu erzeugen, die Ihnen helfen, produktiver zu sein. Er ermöglicht es Ihnen, schnell Milliarden von Vektoren (mathematische Darstellungen von Merkmalen oder Attributen) zu durchsuchen, um Sie mit relevanten und umsetzbaren Informationen in Ihrer Organisation zu verbinden.

Erläuterung der Funktionsweise von Microsoft Copilot für Microsoft 365

• Copilot empfängt eine Eingabeaufforderung von einem Benutzer in einer App wie Word oder PowerPoint.
• Copilot verarbeitet die Eingabeaufforderung durch einen Ansatz namens Grounding vor, der die Spezifität der Aufforderung verbessert, sodass Sie Antworten erhalten, die für Ihre spezifische Aufgabe relevant und umsetzbar sind. Die Eingabeaufforderung kann Text aus Eingabedateien oder andere von Copilot entdeckte Inhalte enthalten. Copilot sendet diese Eingabeaufforderung zur Verarbeitung an das LLM. Copilot greift nur auf Daten zu, auf die ein einzelner Benutzer bereits Zugriff hat, basierend auf den bestehenden rollenbasierten Zugriffskontrollen von Microsoft 365.
• Copilot übernimmt die Antwort vom LLM und führt eine Nachbearbeitung durch. Diese Nachbearbeitung umfasst weitere Groundingaufrufe an Microsoft Graph, verantwortungsvolle KI-Prüfungen, Sicherheits-, Compliance- und Datenschutzprüfungen sowie die Befehlsgenerierung.
• Copilot sendet die Antwort an die App zurück, wo der Benutzer die Antwort überprüfen und bewerten kann.

Die Eingabeaufforderung des Benutzers und die Reaktion von Copilot darauf bezeichnen wird als „Inhalt der Interaktionen“, und die Aufzeichnung dieser Interaktionen ist der Copilot-Interaktionsverlauf des Benutzers.

Microsoft Copilot für Microsoft 365 verarbeitet und orchestriert diese anspruchsvollen Dienste iterativ, um Ergebnisse zu erzielen, die für Ihre Organisation relevant sind, da sie kontextbezogen auf Ihre Organisationsdaten basieren.

Welche Microsoft 365 Apps bieten eine Copilot-Integration?

Microsoft Copilot für Microsoft 365 ist eine fortschrittliche Verarbeitungs- und Orchestrierungsplattform, die durch die nahtlose Koordination folgender Bestandteile KI-gestützte Produktivitätsfunktionen bietet:

• Große Sprachmodelle (LLMs)
• Inhalte in Microsoft Graph, wie z.B. E-Mails, Chats und Dokumente, für die Sie die Berechtigung haben, darauf zuzugreifen.
• Die Microsoft 365 Produktivitäts-Apps, die Sie täglich verwenden, z. B. Word und PowerPoint.

Die Microsoft 365-Produktivitäts-Apps (wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und OneNote) arbeiten Hand in Hand mit Copilot, um Benutzern dabei zu helfen, ihre Arbeitsprozesse effizient zu gestalten. Eine Auswahl dieser Funktionen ist in der nachfolgenden Tabelle aufgeführt:

Microsoft 365-App	Feature	Beschreibung
Word	Entwurf mit Copilot	Generieren von Text mit und ohne Formatierung in neuen oder vorhandenen Dokumenten. Word-Dateien können auch zum Erden von Daten verwendet werden.
	Chat	Erstellen Sie Inhalte, fassen Sie zusammen, stellen Sie Fragen zu Ihrem Dokument, und führen Sie einfache Befehle über Chat aus.
PowerPoint	Entwurf mit Copilot	Erstellen Sie mithilfe von Unternehmensvorlagen eine neue Präsentation aus einer Eingabeaufforderung oder einer Word-Datei. PowerPoint-Dateien können auch zum Erden von Daten verwendet werden.
	Chat	Zusammenfassung und Q&A
	Leichte Befehle	Fügen Sie Folien und Bilder hinzu, oder nehmen Sie Überformatänderungen vor.
Excel	Entwurf mit Copilot	Erhalten Sie Vorschläge für Formeln, Diagrammtypen und Erkenntnisse zu Daten in Ihrer Kalkulationstabelle.
Loop	Gemeinsame Inhaltserstellung	Erstellen Sie Inhalte, die durch direkte Bearbeitung oder Verfeinerung durch Copilot verbessert werden können.
Outlook	Coaching-Tipps	Erhalten Sie Coaching-Tipps und Vorschläge zu Klarheit, Stimmung und Tonfall sowie eine allgemeine Bewertung der Nachricht und Vorschläge zur Verbesserung.
	Zusammenfassen	Fassen Sie einen E-Mail-Thread zusammen, damit der Benutzer die Diskussion schnell verstehen kann.
	Entwurf mit Copilot	Abrufen von anderen E-Mails oder Inhalten in Microsoft 365, auf die der Benutzer bereits Zugriff hat.
Teams	Chat	Benutzer können Copilot in jedem Chat aufrufen. Copilot kann bis zu 30 Tage des Chatinhalts vor der letzten Nachricht in einem bestimmten Chat zusammenfassen. Als Quellinhalt für Antworten verwendet Copilot ausschließlich den einzelnen Chatthread und kann nicht auf andere Chats oder Datentypen (wie Besprechungstranskripte, E-Mails und Dateien) verweisen. Benutzer können mit Copilot interagieren, indem sie vorab geschriebene Eingabeaufforderungen auswählen oder eigene Fragen schreiben. Die Antworten enthalten anklickbare Zitate, die Benutzer zu den relevanten Quellinhalten weiterleiten, die verwendet wurden. Unterhaltungen mit Copilot finden in einem Seitenbereich statt, in dem Benutzer Text kopieren und einfügen können. Nach dem Schließen des Seitenbereichs werden Copilot-Unterhaltungen nicht mehr angezeigt.
	Besprechungen	Benutzer können Copilot in Besprechungen oder Anrufen innerhalb desselben Mandanten aufrufen. Copilot verwendet das Transkript in Echtzeit, um Fragen des Benutzers zu beantworten. Es greift ausschließlich auf das Transkript zu und kennt den Namen des Benutzers, der die Frage eingibt. Der Benutzer kann eine beliebige Frage eingeben oder vordefinierte Eingabeaufforderungen verwenden. Copilot beantwortet jedoch nur Fragen im Zusammenhang mit der Besprechungsunterhaltung aus dem Transkript. Der Benutzer kann eine Antwort kopieren und einfügen sowie nach dem Beenden der Besprechung auf die Zusammenfassungsseite von Copilot zugreifen.
	Copilot	Ermöglicht Benutzern den Zugriff auf Daten in Microsoft 365 Graph und die Nutzung der LLM-Funktionalität. Auf Copilot kann in Teams und bei Anmeldung bei Bing mit einem Active Directory-Konto zugegriffen werden.
	Anrufe	Copilot in Teams Phone nutzt die Leistungsfähigkeit von KI, um Ihnen zu ermöglichen, flexibler und intelligenter zu arbeiten und wichtige verwaltungstechnische Aufgaben während eines Anrufs zu automatisieren. Dazu gehört beispielsweise das Erfassen wichtiger Punkte, Aufgabenbesitzer und nächster Schritte, damit Sie sich auf die Diskussion konzentrieren können. Copilot in Teams Phone unterstützt sowohl VoIP-Anrufe (Voice over Internet Protocol) als auch PSTN-Anrufe (Public Switched Telephone Network).
	Whiteboard	Macht Besprechungen und Brainstorming-Sitzungen kreativer und effektiver. Verwenden Sie natürliche Sprache, um Copilot zu bitten, Ideen zu generieren, Ideen in Themen zu organisieren, Designs zu erstellen, die Ideen zum Leben erwecken und Whiteboard-Inhalte zusammenzufassen.
OneNote	Entwurf mit Copilot	Verwenden Sie Eingabeaufforderungen, um Pläne zu entwerfen, Ideen zu generieren, Listen zu erstellen und Informationen zu organisieren, damit Sie einfach das finden, was Sie benötigen.
Formulare	Entwurf mit Copilot	Verwenden Sie Eingabeaufforderungen, um Fragen und Vorschläge zu entwerfen, die Ihnen beim einfachen Erstellen von Umfragen und anderen Formularen helfen.

Was ist der Unterschied zwischen Microsoft Copilot und Microsoft 365 Copilot?

Der größte Unterschied zwischen Microsoft Copilot und Microsoft 365 Copilot liegt in ihrer Zielgruppe. Microsoft Copilot richtet sich an Einzelpersonen, die weniger strenge Datenschutzbedenken haben und einfach die Vorteile der KI nutzen möchten. Während Microsoft alle Versionen von Copilot für den Unternehmenseinsatz empfiehlt, gibt es bei der öffentlichen Version Einschränkungen, insbesondere im Bereich Datenschutz und Integration in Microsoft 365 (M365). Dennoch können Einzelpersonen in Unternehmen Microsoft Copilot verwenden, sofern keine sensiblen Daten involviert sind. Ein solches Szenario ist die öffentliche Websuche und Recherche im Internet.

Im Gegensatz dazu wurde Microsoft 365 Copilot speziell für Unternehmen entwickelt und bietet verbesserten Datenschutz sowie eine technische Ausrichtung auf die Bedürfnisse von Unternehmen.

Microsoft Copilot fungiert wie ein einfacher Chatbot im Browser, der Texte und Bilder generieren kann, jedoch auf diese Funktionen beschränkt ist und nicht in die M365-Anwendungen integriert ist. Bei der Verwendung in Edge kann Copilot auch auf das Internet oder geöffnete Internetseiten und YouTube-Videos zugreifen, sodass Benutzer live mit Internetdaten oder Videoinhalten interagieren können.

Microsoft 365 Copilot hingegen ist eng in die Microsoft 365-App-Suite integriert. Diese Plattform unterstützt eine Vielzahl von Aufgaben wie das Erstellen von Dokumenten, Brainstorming, Präsentationserstellung in PowerPoint, Datenanalyse in Excel und vieles mehr. Es kann auf alle Daten zugreifen, zu denen der Benutzer Leseberechtigungen hat, und ist in allen gängigen Microsoft-Apps wie Teams, Outlook, Word und Excel nutzbar.

Beispiele für die Anwendung von Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot in Word – Erstellung eines Kundenangebots mit Microsoft Word

Das Erstellen von Kundenangeboten ist oft zeitaufwändig und erfordert eine Vielzahl von Details. Möglicherweise haben Sie während eines Meetings wichtige Notizen in Ihrem OneNote gemacht, die Sie in das Angebot einbeziehen möchten. Copilot in Word kann diese Aufgabe deutlich effizienter gestalten. Der KI-Assistent erstellt dann das entsprechende Angebot direkt aus Ihren OneNote-Notizen in Microsoft Word. Falls gewünscht, können fehlende Logos und ein einheitliches Design ergänzt werden, um das Angebot vollständig abzurunden.

Microsoft 365 Copilot in PowerPoint – Erstellung einer PowerPoint Präsentation aus einem Word Dokument

Die Erstellung einer PowerPoint-Präsentation erfordert oft Kreativität, um die richtige Struktur zu finden, und Zeit, um die wichtigsten Informationen aufzubereiten. Die Integration von Copilot für Microsoft 365 in PowerPoint erleichtert diese Aufgabe erheblich. Teilen Sie Ihrem KI-Assistenten einfach mit, aus welchem Word-Dokument Sie eine Präsentation erstellen möchten. Microsoft 365 Copilot sucht automatisch die relevanten Informationen aus dem Dokument heraus und erstellt eine Präsentation, die Sie dann nach Belieben anpassen können.

 Microsoft 365 Copilot in Excel – Visualisierung von Excel-Tabellen

Viele Unternehmen sammeln wichtige und komplexe Geschäftsdaten in Excel-Tabellen. Um diese Zahlen in aussagekräftigen Diagrammen oder Berichten darzustellen, müssen sie in den meisten Fällen aufbereitet und visualisiert werden, was Arbeit und Know-how erfordert. Copilot für Microsoft 365 vereinfacht genau diese Aufgaben. Der KI-Assistent erstellt für Sie Visualisierungen, generiert automatisch Prognosen und KPIs (Key Performance Indicators) aus einer Tabelle und fasst diese kurz zusammen. Auf Basis dieser Daten können Entscheidungen wesentlich schneller getroffen werden.

Microsoft 365 Copilot in Outlook – automatisierte Erstellung eines E-Mail Entwurfs

Fällt es Ihnen auch manchmal schwer, die richtige E-Mail zu formulieren? Mit Copilot für Microsoft 365 können Sie die Inhalte, die Sie in der E-Mail vermitteln möchten, zunächst in kurzen Sätzen zusammenstellen. Outlook Copilot erstellt dann automatisch einen E-Mail-Entwurf auf Basis dieser Informationen und ergänzt den Kontext aus den Verläufen. Anschließend können Sie den Entwurf nach Belieben anpassen oder direkt die fertige E-Mail verwenden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet auch kontextbezogene Antworten.

Microsoft 365 Copilot in Teams – effizientere Zusammenarbeit in Microsoft Teams

Als Mitarbeiter haben Sie oft viele verschiedene Besprechungen an einem Tag, und es kann vorkommen, dass ein Meeting länger dauert oder Sie sich verspäten und möglicherweise nicht daran teilnehmen können. Sollten Sie zu spät kommen, erhalten Sie von Copilot für Microsoft 365 eine Zusammenfassung des aktuellen Meetings. Außerdem können Sie sich erkundigen, ob es unter den Teilnehmern noch offene oder ungeklärte Fragen gibt oder wie sie zu den Themen der Besprechung stehen. Microsoft 365 Copilot fasst diese Informationen für Sie zusammen. Darüber hinaus ist der KI-Assistent in der Lage, eine umfassende Zusammenfassung der gesamten Besprechung zu erstellen.

Microsoft 365 Copilot in Forms – unkomplizierte Umfrageerstellung mit Microsoft Forms

In Ihrem Unternehmen erstellen Sie regelmäßig Umfragen, um beispielsweise die Mitarbeiterzufriedenheit oder Informationen zu neuen Richtlinien abzufragen. Bisher war es jedes Mal erforderlich, eine neue Umfrage mühsam manuell zusammenzustellen. Mit Copilot für Microsoft 365 geben Sie einfach die gewünschten Inhalte ein, und die Umfrage wird automatisch generiert. Sie haben sogar die Möglichkeit, diese zu einem späteren Zeitpunkt nach Ihren Wünschen anzupassen. Die Ergebnisse werden in Echtzeit mit Excel synchronisiert und können dort ausgewertet werden.

Einführung von Microsoft 365 Copilot

Die Einführung von Copilot für Microsoft 365 besteht aus vielen kleinen Schritten, die für den Erfolg entscheidend sind. Dazu gehört neben der entsprechenden Aufbereitung der Daten auch die Definition eines verantwortlichen Projektteams, bestehend aus Projektleitung, Kernteam und Change Management. Insbesondere das Change Management trägt dazu bei, Berührungsängste bei der Nutzung von Copilot abzubauen, sensibilisiert für die Eingabe von Daten und den Umgang mit den entsprechenden Ausgaben und schafft ein Verständnis für die Prozesse im Hintergrund. Diese Maßnahmen tragen dazu bei, dass Sie Microsoft 365 Copilot optimal in Ihrem Unternehmen einsetzen können. Denn die Einführung von Copilot ist nicht nur ein IT-Projekt, das mit der Aktivierung der Lizenzen abgeschlossen ist, sondern umfasst das gesamte Unternehmen mit seinen Mitarbeitenden und bestehenden Strukturen.

Bei der technischen Einführung empfehlen wir folgende Schritte:

Microsoft 365 Lizenzen prüfen

Vergewissern Sie sich, dass Sie über die erforderlichen Lizenzierungsvoraussetzungen verfügen, um Copilot für Microsoft 365 als Add-on-Plan zu nutzen.

Zugriffe und Richtlinien

Bereiten Sie Ihre Organisation auf die Einführung von Copilot für Microsoft 365 vor, indem Sie beispielsweise im SharePoint Admin Center den Zugriff auf SharePoint-Websites überprüfen oder erweiterte Richtlinien mit Microsoft Purview konfigurieren.

Lizenzen zuweisen

Im Microsoft 365 Admin Center weisen Sie dann einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen Ihrer Organisation die entsprechenden Lizenzen zu.

Einstellungen für Copilot konfigurieren

Über das Microsoft 365 Admin Center können auch Lizenzzuweisungen angezeigt, Datensicherheits- und Compliance-Kontrollen verwaltet sowie Plugins und Berechtigungen konfiguriert werden.

Erweiterungsmöglichkeiten für Microsoft 365 Copilot

Es gibt diverse Erweiterungsmöglichkeiten, um Microsoft 365 Copilot anzupassen. Dazu gehören zum Beispiel:

Microsoft Graph Connector

Durch die Verwendung von Microsoft Graph-Konnektoren können Sie die Auffindbarkeit Ihrer externen Daten verbessern und einen umfassenderen Einblick gewinnen. Ebenso lassen sich die Daten einfach in Ihre bestehende Microsoft 365 Umgebung integrieren.

Microsoft Teams Nachrichten-Erweiterung

Wenn Sie strukturierte Daten in Echtzeit aus externen Quellen in Ihre Arbeitsumgebung einbinden möchten, sind Nachrichtenerweiterungen genau das Richtige. Auf diese Weise erhalten Sie alle geschäftsrelevanten Daten direkt in Microsoft Teams und können sie dort weiterverarbeiten. Zudem ermöglichen Nachrichtenerweiterungen Interaktionen, wie beispielsweise das Auslösen von Änderungen in externen Systemen.

Power Platform Connector

Wenn Sie externe Daten zusätzlich zu Copilot auch in der Power Platform verfügbar machen möchten, können Sie einen Microsoft Power Platform Connector nutzen, um sich mit den Daten zu verbinden und sie aktiv zu nutzen.

Fazit

Zusammenfassend verbessert Copilot für Microsoft 365 durch seine nahtlose Integration in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und Forms die Produktivität und Effizienz im Unternehmen deutlich. Der KI-basierte Assistent automatisiert alltägliche Aufgaben wie das Erstellen von Dokumenten, Berichten, Präsentationen, E-Mail-Entwürfen, Meeting-Zusammenfassungen und Umfragen. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten zur Erweiterung, um eine noch individuellere und umfassendere Nutzung zu ermöglichen.

Wir empfehlen, neben der technischen Implementierung, auch besonderen Wert auf die organisatorische Einführung von Microsoft 365 Copilot zu legen. Auf diese Weise können Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an einbinden und einen effizienten sowie sicheren Einsatz gewährleisten.