Die digitale Transformation erfordert effiziente Lösungen, um Daten, Dokumente und Informationen sicher und strukturiert zu verwalten. Dokumenten Management Systeme (DMS) gehören zu den wichtigsten Werkzeugen in Unternehmen, um Arbeitsprozesse zu optimieren, Compliance-Vorgaben einzuhalten und die Produktivität zu steigern. Doch immer mehr Unternehmen fragen sich: Sollten wir unser DMS als Managed Service betreiben lassen?
In diesem Blogartikel werfen wir einen Blick auf die Vorteile, Herausforderungen und Perspektiven eines Managed Service-Modells für Ihr DMS und warum es für viele Unternehmen eine sinnvolle Lösung darstellt.
Was ist ein DMS?
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Software-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente zentral zu speichern, zu organisieren und zu verwalten. Ein DMS ermöglicht es, papierbasierte und digitale Dokumente zu erfassen, zu kategorisieren und schnell auffindbar zu machen. Mit Funktionen wie Versionierung, Zugriffskontrolle und Workflow-Management hilft ein DMS, Geschäftsprozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Gleichzeitig sorgt es dafür, dass wichtige rechtliche Anforderungen wie Archivierungspflichten und Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Durch die Integration in andere Systeme wie ERP oder CRM wird das DMS zum zentralen Hub für die Verwaltung aller Unternehmensdokumente und trägt wesentlich zur Digitalisierung und Automatisierung bei.
Was steckt hinter dem Begriff Managed Service?
Managed Service bezeichnet die Auslagerung bestimmter IT-Dienstleistungen an einen spezialisierten externen Anbieter. Dabei übernimmt der Dienstleister die Verantwortung für den Betrieb, die Wartung und die kontinuierliche Optimierung eines Systems, in diesem Fall eines DMS. Zu den typischen Leistungen gehören regelmäßige Updates, Sicherheitsüberwachung, Support und die Sicherstellung der Systemverfügbarkeit. Der Vorteil von Managed Services liegt darin, dass Unternehmen sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können, während spezialisierte Experten die technische Betreuung übernehmen. Managed Service-Modelle sind flexibel, skalierbar und basieren in der Regel auf einer monatlichen Pauschale, was eine transparente und planbare Kostenstruktur ermöglicht.
Was bedeutet DMS als Managed Service?
Ein Managed Service für ein DMS bedeutet, dass die Verwaltung, Wartung und Optimierung Ihres Dokumentenmanagement-Systems von einem externen Dienstleister übernommen wird. Das DMS wird entweder in der Cloud oder in einer hybriden Umgebung betrieben, und der Dienstleister kümmert sich um alle technischen und administrativen Aufgaben – von der Einrichtung über regelmäßige Updates bis hin zur kontinuierlichen Überwachung und Sicherung.
Im Kern geht es darum, Ihnen als Unternehmen mehr Zeit und Ressourcen zu geben, um sich auf Ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren.
Vorteile eines DMS als Managed Service
Die Entscheidung, ein DMS als Managed Service zu betreiben, bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Diese reichen von einer verbesserten Kostenstruktur über erhöhte Sicherheit bis hin zur Möglichkeit, sich stärker auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Doch warum sind diese Vorteile so relevant für moderne Unternehmen?
a) Kosteneffizienz: Mehr als nur Einsparungen
Die Reduzierung von Investitionen in eigene IT-Infrastruktur ist nur ein Aspekt der Kosteneffizienz. Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Kalkulierbarkeit der Kosten. Während im Eigenbetrieb oft unerwartete Ausgaben für Reparaturen, Updates oder Schulungen anfallen, bietet ein Managed Service eine transparente und planbare Gebührenstruktur. Zudem entfallen versteckte Kosten, wie die kontinuierliche Schulung von IT-Mitarbeitern oder der Einsatz externer Berater bei Systemstörungen.
Ein weiterer finanzieller Vorteil liegt in der Nutzung von geteilten Ressourcen. Managed Service-Anbieter nutzen optimierte Server und Software-Lösungen, die von mehreren Kunden gemeinsam genutzt werden können, ohne die Sicherheit oder Performance zu beeinträchtigen. Dies reduziert die Kosten, die auf einen einzelnen Kunden entfallen.
b) Skalierbarkeit und Flexibilität: Dynamisch wachsen
Unternehmen wachsen oft unvorhersehbar – sei es durch Markterfolge, Fusionen oder neue Projekte. Mit einem Managed Service können Kapazitäten im DMS-System flexibel erhöht oder reduziert werden. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen nicht mehr auf starre Infrastruktur-Limits stößt, sondern sich dynamisch an veränderte Anforderungen anpasst.
Gerade für saisonal arbeitende Unternehmen – etwa in der Logistik oder im Einzelhandel – ist diese Flexibilität ein großer Vorteil. Sie zahlen nur für die Ressourcen, die Sie tatsächlich nutzen, und vermeiden so Überkapazitäten, die im Eigenbetrieb ungenutzt bleiben würden.
c) Zeitersparnis durch Expertenwissen: Rundum-Sorglos-Paket
Die Betreuung eines DMS erfordert hochspezialisiertes Wissen. IT-Teams in Unternehmen sind oft überlastet, da sie neben der Verwaltung des DMS auch für andere Systeme verantwortlich sind. Managed Service-Anbieter hingegen beschäftigen Teams von Experten, die sich ausschließlich auf die Betreuung von DMS-Lösungen konzentrieren.
Das bedeutet: Probleme werden schneller identifiziert und behoben, Updates erfolgen automatisiert, und Sie profitieren von einem kontinuierlichen Innovationsfluss. Auch neue Features oder Sicherheitsstandards werden ohne Unterbrechung in Ihr System integriert.
d) Sicherheit und Compliance: Vermeiden Sie kostspielige Risiken
Ein weiterer zentraler Vorteil eines DMS als Managed Service liegt in der Sicherheit. Managed Service-Anbieter verfügen über hochentwickelte Sicherheitsmaßnahmen, die oft deutlich effektiver sind als die, die Unternehmen im Eigenbetrieb realisieren können. Dazu gehören Firewalls, Verschlüsselungen, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.
Auch gesetzliche Anforderungen, wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder branchenspezifische Vorschriften, werden durch einen professionellen Anbieter stets erfüllt. Dies reduziert nicht nur das Risiko von Bußgeldern, sondern schützt auch Ihre Reputation als Unternehmen.
e) Fokus auf Kernkompetenzen: Mehr Zeit für das Wesentliche
Die Auslagerung der DMS-Verwaltung entlastet nicht nur Ihre IT-Abteilung, sondern auch Ihre Führungskräfte. Sie müssen sich nicht mehr mit technischen Details beschäftigen, sondern können sich auf strategische Initiativen konzentrieren. Dies steigert die Produktivität und fördert Innovationen in Ihrem Unternehmen.
Herausforderungen eines DMS im Eigenbetrieb
Viele Unternehmen erkennen erst spät, wie komplex die Verwaltung eines DMS im Eigenbetrieb tatsächlich ist. Diese Herausforderungen sind oft der Grund, warum Unternehmen zu einem Managed Service wechseln.
Technologische Komplexität: Zeit- und Ressourcenfresser
Ein modernes DMS muss nahtlos in bestehende IT-Systeme integriert werden. Dazu gehören ERP-Systeme, CRM-Tools oder Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams. Diese Integration erfordert nicht nur technisches Wissen, sondern auch ein Verständnis für die Geschäftsprozesse des Unternehmens. Ohne externe Unterstützung stoßen interne IT-Teams hier schnell an ihre Grenzen.
Zusätzlich verändert sich die Technologie rasant. Neue Anforderungen an das DMS entstehen durch mobile Arbeitsmodelle, Homeoffice-Regelungen und die Integration neuer Tools. Ein Managed Service stellt sicher, dass Ihr DMS immer auf dem neuesten Stand ist, ohne dass Ihr IT-Team überlastet wird.
Hoher Verwaltungsaufwand: Eine unsichtbare Kostenfalle
Die tägliche Pflege eines DMS ist zeitintensiv. Backups, Performance-Monitoring und die Behebung von Problemen binden Ressourcen, die andernorts fehlen. Besonders in kleinen Unternehmen, die keine dedizierten IT-Abteilungen haben, führt dies oft zu Engpässen.
Durch die Übergabe an einen Managed Service-Anbieter entfallen diese Aufgaben vollständig. Ihr DMS läuft reibungslos, und Ihre Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Steigende Kosten und versteckte Ausgaben
Ein Eigenbetrieb birgt oft Kosten, die im Voraus schwer abzuschätzen sind. Hardware-Ausfälle, notwendige Erweiterungen oder unvorhergesehene Sicherheitsvorfälle können das IT-Budget schnell überstrapazieren. Ein Managed Service bietet hier Planungssicherheit: Alle Leistungen sind in einer festen monatlichen Gebühr enthalten, wodurch Ihr Budget stabil bleibt.
Für wen eignet sich ein DMS als Managed Service?
Nicht jedes Unternehmen benötigt ein Managed Service-Modell, doch für bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen bietet es klare Vorteile.
KMUs: Ressourcen optimal nutzen
Kleine und mittlere Unternehmen haben oft begrenzte IT-Ressourcen. Sie können es sich schlicht nicht leisten, ein eigenes Team für die Verwaltung eines DMS bereitzustellen. Gleichzeitig benötigen sie jedoch eine leistungsstarke und sichere Lösung, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Ein Managed Service ermöglicht es KMUs, von professionellen DMS-Lösungen zu profitieren, ohne in teure Infrastrukturen oder Fachkräfte investieren zu müssen.
Unternehmen in regulierten Branchen: Ein Muss für Compliance
Branchen wie das Gesundheitswesen oder der Finanzsektor unterliegen strengen gesetzlichen Anforderungen. Verstöße gegen Datenschutz- oder Archivierungsvorschriften können hohe Bußgelder nach sich ziehen. Ein Managed Service-Anbieter sorgt dafür, dass Ihr DMS alle relevanten Standards erfüllt und regelmäßig überprüft wird.
Zukunftsperspektiven für DMS als Managed Service
Die Technologie hinter DMS-Systemen entwickelt sich ständig weiter. Unternehmen, die von den neuesten Trends profitieren möchten, setzen zunehmend auf Managed Services.
Künstliche Intelligenz (KI): Automatisierung auf höchstem Niveau
KI-gestützte DMS-Lösungen können repetitive Aufgaben wie die Dokumentenklassifizierung oder die Erstellung von Berichten automatisieren. Dies spart Zeit und minimiert Fehler. Managed Service-Anbieter stellen sicher, dass Sie Zugang zu diesen Technologien haben, ohne dass Sie selbst in teure Entwicklungen investieren müssen.
Cloud-first-Strategien: Zukunftssicher und flexibel
Die Cloud-Technologie ist längst mehr als ein Trend – sie ist der neue Standard. Ein cloudbasiertes DMS als Managed Service bietet nicht nur geografische Unabhängigkeit, sondern auch eine hohe Ausfallsicherheit und Skalierbarkeit. Unternehmen, die frühzeitig auf diese Technologie setzen, können sich einen Wettbewerbsvorteil sichern.
Fazit
Die Entscheidung, ein DMS als Managed Service zu betreiben, ist eine strategische Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Von der Kosteneffizienz über die Sicherheit bis hin zur Flexibilität – die Vorteile überwiegen deutlich.
Insbesondere in einer digitalen Welt, die immer komplexer wird, ermöglicht ein Managed Service, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Ihr Geschäft. Nutzen Sie die Gelegenheit, sich von den technischen Herausforderungen der DMS-Verwaltung zu befreien und gleichzeitig von einer leistungsstarken Lösung zu profitieren, die mit Ihrem Unternehmen wächst.
Ein Managed Service für Ihr DMS ist nicht nur eine technische Entscheidung, sondern ein Schritt hin zu mehr Effizienz, Sicherheit und Wettbewerbsfähigkeit.
